Anunciado pela primeira vez em 2013, tudo indica que o eSocial finalmente sairá do papel em janeiro de 2018. As primeiras empresas obrigadas a aderir ao sistema são as que tiveram faturamento superior a R$ 78 milhões em 2016. Já em julho, a promessa é de que todos os empresários, sem restrição, sejam obrigados a cumprir essa nova obrigação.

Embora as grandes e médias companhias estejam se preparando há muito tempo para este dia, o fato é que ainda tem muitas lições de casa a serem feitas para se adequar à ferramenta.

Seguem as principais lições de como se preparar para o eSocial:

1 – Validação cadastral

Este é o primeiro e mais básico passo a ser dado para entrar com o pé direito nessa nova fase. Basicamente, consiste em importar um arquivo TXT no portal do eSocial dados dos colaboradores relacionados a nome, CPF, data de nascimento e número de PIS e outras informações que constarão no programa (excluir essa parte “outras informações...”, pois não confronta outros dados, mas sim somente: nome, CPF, data de nascimento e número de PIS). Em até 48 horas é recebido um arquivo de retorno pelo portal, com o resultado do confronto desses dados com os órgãos da CEF, Previdência Social, MTE e Receita Federal. Em caso de acusação de divergências, é recomendável a rápida regularização, para não haver conflitos no momento que iniciar o uso do e-Social.

2 – Laudos médicos com os códigos do eSocial

Além da validação acima, há uma série de outras etapas a serem contempladas.

Uma delas é providenciar os devidos laudos médicos no formato codificado conforme layout do e-Social. Essas codificações devem ser fornecidas pelas empresas de medicina ocupacional, relativas ao PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientes), PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional), dentre outros que variam conforme as atividades e o grau de risco de cada negócio.

O ponto de atenção aqui é que o e-Social não permite inserir os detalhes dos laudos, mas sim apenas codificações.

3 – Detalhar a função de cada trabalhador

Você sabia que não basta mais somente indicar o cargo do trabalhador, como auxiliar de escritório, gerente ou supervisor, por exemplo? É preciso também resumir, em no máximo 100 caracteres, quais são as funções reais que o ocupante daquele cargo realiza em seu dia a dia.

O importante é ter isso à mão o quanto antes para padronizar e deixar pronto para colocar no sistema.

4 – Informar processos administrativos ou judiciais

Se sua empresa sofre algum tipo de processo administrativo ou judicial na esfera trabalhista, isso precisa ser informado no eSocial com uma codificação específica. Portanto, informe-se com o setor jurídico e procure saber como isso deverá ser colocado no sistema.

5 – Informar vínculos empregatícios do colaborador e temporários

Se eventualmente algum colaborador possuir outro vínculo empregatício, além do desempenhado na sua empresa, isso precisa estar computado no sistema.

No caso dos empregados temporários – algo de certa forma comum nas grandes empresas -, é necessário alimentar o eSocial com alguns dados como: CNPJ, razão social, dados dos trabalhadores vinculados ao emprego temporário, local de trabalho, carga horária e filiação sindical, dentre outros.

Além disso, a empresa tem de informar se esse trabalhador temporário está lá para atender uma necessidade transitória de substituição de pessoal ou se é porque está havendo um acréscimo extraordinário de serviço. Então é importante se atentar aos preenchimentos desses campos.

6 – Campo específico para travestis e transexuais

Em razão das leis que regem os direitos dos travestis e transexuais, dentro do eSocial não basta apenas o preenchimento do nome completo do profissional. Existe um outro campo chamado “Nome Social”, no qual deve constar o nome que estes profissionais usam em seu dia a dia.

Todos esses são itens relevantes para que a empresa não deixe tudo para a última hora e consiga solicitar, com certa tranquilidade, todos esses dados das empresas de medicina ocupacional e das que operam com mão de obra de serviço temporário, por exemplo.

É preciso também, o mais rápido possível, avaliar no setor jurídico se existem processos administrativos ou judiciais. E verificar na área de recursos humanos se está tudo correto com a validação cadastral e a identificação dos cargos de cada funcionário.

Em 1º agosto deste ano, já será possível a todas as empresas acessarem o ambiente de testes do eSocial. Será o momento de verificar estes e outros detalhes, se planejar e, assim, evitar surpresas desagradáveis quando estiverem de fato obrigadas a se integrar ao sistema instituído pelo governo federal.